La facturación electrónica tiene dos direcciones: de entrada y de salida, por lo tanto se debe gestionar eficazmente las facturas emitidas y recibidas recomendaron especialistas.
En el caso de Perú, la Sunat ha potenciado hasta ahora, fundamentalmente, la obligatoriedad de emisión en formato electrónico, lo que ha creado una percepción equivocada en muchas empresas, que piensan que sólo hay que utilizar la factura electrónica en emisión.
La recepción de facturas en papel conlleva una serie de problemas que complican enormemente el proceso.
La solución pasa por apostar por un proyecto de recepción que no solo elimine un circuito de tareas tan complejo, sino que suprima completamente los errores asociados a factores humanos y aporte otra serie de beneficios para la empresa, señala la firma Seres.
El formato electrónico permite recibir las facturas en el formato correcto y con la información necesaria que facilita su tramitación y contabilización interna eficientemente.
Si la factura tiene todos los datos necesarios, se deja pasar al proceso interno. En caso contrario, se rechaza automáticamente. La clave consiste en recibir solamente facturas en formato correcto, eliminando el esfuerzo interno innecesario derivado de facturas incorrectas, que implica el trabajo de diversos departamentos, responsables, etc.
La factura correcta llega directamente a la persona o departamento de aprobación, agilizando los plazos de gestión y creando un entorno de trabajo unificado y específico para cada unidad que compra.
El proveedor sabrá al momento cuál es el error o si está en tratamiento. Dispondrá también de acuse de recibo electrónico que evita correos y llamadas futuras con el valor añadido de aportarle la información que debe corregir para solucionar el rechazo.
Según Seres, si aproximadamente el 43% de las facturas mal gestionadas se debe a errores propios en la recepción, un proyecto de facturación electrónica permite realizar un filtro previo automático de errores semánticos, sintácticos y de negocio.
Así, el sistema desechará las facturas que no contengan el RUC de emisor, que el importe tenga letras o que no venga la referencia del pedido o el departamento de destino.
Adiós a tareas improductivas
Una vez eliminadas las situaciones incorrectas en la recepción, la factura electrónica se integra automáticamente en el programa de gestión corporativo, evitando la manipulación, impresión, lectura y tecleo a mano de los datos.
Los datos de las facturas correctas se incorporan automáticamente en los sistemas para su tratamiento y contabilización interna.
Mecanizar datos es una tarea poco productiva y, normalmente, se realiza con personal poco cualificado y poco motivado, lo que favorece que se produzcan errores humanos en los datos introducidos.
(FIN) MDV
Publicado: 16/2/2018