Todo el legado periodístico y documental publicado en el Diario Oficial El Peruano entre 1825 y 1945, ha sido digitalizado y se ha iniciado el ‘fedateado’.
En términos técnicos a este proceso se conoce como “certificación de idoneidad del sistema de producción de microformas con valor legal”. En buen romance, ahora todos esos ejemplares intangibles de El Peruano, pasados por la empresa al formato jpg, ya tienen valor legal.
“Teníamos la preocupación de que se podían deteriorar más los ejemplares que poseemos, y este proceso es importante porque permite la conservación de nuestro diario. Ahora contamos con un documento digital, que es copia fiel del original y está siendo ‘fedateado’”, explica Nancy Rojas, jefa del Centro de Documentación del Diario Oficial El Peruano.
Porque en algunos casos, como en sus ediciones del año 1825, por ejemplo, El Peruano contaba solo con un par de ejemplares, por lo que, si se deterioran más tanto por el uso que le hacen como documento de consulta diversos investigadores como los deterioros que causan los años en el material, se corre el peligro de perder parte de esta rica historia del país.
Ya lo dijo el Archivo de la Nación: El Peruano es una edición seriada en cuyas páginas se encuentra la historia del país, sus Normas Legales y marco jurídico en general; por ende, su información es patrimonio de la Nación y lo que debe de hacer Editora Perú es salvaguardar todo este legado.
El proceso de digitalización de las ediciones de El Peruano fue largo. Se inició en 2004. Entonces el personal del Centro de Documentación se empapó de las experiencias de otras instituciones públicas, como el Congreso de la República, la Municipalidad Metropolitana de Lima, el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec) y la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (Sunarp).
Así se precisaron las cuatro etapas indispensables para este proyecto. La primera, realizar un inventario de lo que se quería digitalizar; lo segundo, la digitalización en sí misma; y, tercero, un control de calidad, primero, a cargo del personal de El Peruano, y finalmente un proceso de revisión por parte de una fedataria, que certifica la autenticidad de las hojas.
Con todas ellas, por último se pueden poner estos ejemplares en una base de datos.
Respaldo legal
“En el Perú existen diversos dispositivos que establecen la base legal-técnica para que las instituciones públicas y privadas otorguen valor oficial a sus documentos digitalizados, como el Decreto Legislativo N° 681, por ejemplo. En este proceso resulta indispensable contar con los servicios de una fedataria informática, la que dará fe de que los ejemplares digitalizados son legales”, explica la jefa del Centro de Documentación.
Así, en 2010 se inició el proceso de digitalización de los ejemplares de El Peruano de entre 1825 y 1945, cumpliendo las cuatro etapas ya mencionadas, para lo cual se creó una línea de producción, que contó con la debida seguridad informática que solicita el Estado.
El proceso terminó el año pasado, y la empresa SGS del Perú realizó diversos exámenes para comprobar si la línea de producción del Centro de Documentación cumplía con los manuales de seguridad y procedimientos. Y el 28 de diciembre último expidió un certificado de conformidad.
Línea OK
Dicho documento, que tiene una vigencia de tres años, señala que El Peruano cumple todos los requisitos para operar su sistema de producción de microformas con valor legal en formato digital a partir de “documentos de papel” e “información o datos obtenidos de redes públicas o privadas”.
Al final de esta línea de producción se suma la fedataria, quien desde este 10 de enero ya está poniendo su firma digital a todos los documentos que han sido grabados en discos dvd y, posteriormente, serán guardados en bóvedas certificadas.
“La certificación de SGS significa que estamos cumpliendo con todos los cánones necesarios. Es como contar con una certificación de calidad ISO. Nos permitirá emplear esta línea de producción durante estos tres años y pasar documentos de papel al digital, y también del digital al digital”, explica Nancy Rojas.
Estas ediciones digitalizadas se pondrán en un portal del Centro de Documentación de El Peruano junto a las fotografías históricas, donde se podrá visualizar y también comercializar.
Hablamos de diversos disposiciones legales. Por ejemplo, del boom del guano, de la Guerra con Chile, del primer civilismo. Información que hasta hoy estaba disponible para aquellos que podían venir a consultar directamente hasta el jirón Quilca 556, Lima. Ahora estará en un portal web, y por un precio módico se podrá utilizarlo para diversos propósitos. Todo con certificación legal. Todo es copia fiel del original.
(FIN) DOP/RRC