Para que toda empresa pueda crecer y emprender nuevos retos debe contar con un presupuesto y basar sus actividades del año en él. Esta herramienta de gestión contempla el plan operativo de la empresa, generalmente por un año.
Suele realizarse en el segundo semestre o a fin de año y empieza a correr el primer día útil del año siguiente.
Además, cada mes se hace una evaluación para saber si la empresa está cumpliendo con los gastos previstos.
“Elaborar el presupuesto nos ayuda a cumplir los objetivos de la
empresa, para lo cual necesitamos conocer los gastos reales, las necesidades de la compañía, el flujo de dinero que manejamos y sobre todo contar con herramientas que automaticen su elaboración”, señaló el gerente de soluciones de Ofisis, Martín García.
Para ello, García brindó algunas claves para elaborar un correcto presupuesto:
1.- Definir el plan estratégico de la empresa
Antes de iniciar la elaboración del presupuesto, es vital establecer las metas financieras de la empresa de cara al próximo año.
Por ejemplo, si queremos aumentar la rentabilidad en 5%, es necesario analizar los ingresos y gastos de los años anteriores, ventas, utilidades, rentabilidad. También deberemos determinar los montos con los que trabajará cada área y así proyectarnos a cumplir esta meta.
2.- Analizar los datos históricos
Esto significa conocer los gastos mensuales o anuales del
negocio de cada área y a nivel global.
Estos pueden ser gastos fijos (salario, alquiler, servicios de limpieza, cafetería, etc.), gastos variables (compra de maquinarias, contratación de nuevos empleados, etc.) y los gastos de emergencia (un pequeño fondo que considere gastos imprevistos de la empresa).
Además de ello, es vital conocer el flujo de dinero que maneja la empresa y de acuerdo a ello saber qué necesidades podemos cubrir y cuáles no.
3.- Estructurar el presupuesto de todas las áreas
Para obtener mejores resultados es necesario que cada área maneje un presupuesto individual para hacer un control más sencillo y luego integrarse a la gestión global de la
empresa.
Los beneficios son: que cada área cuente con metas específicas basada en su presupuesto, que les permite tomar decisiones, fomenta la planificación y la predicción y arroja indicadores como eficiencia en ventas, productividad, uso de los recursos, gastos necesarios e innecesarios, etc.
4.- Contar con software ERP que automatice la gestión
Por lo general, la elaboración de un presupuesto toma entre tres semanas y un mes, dependiendo del tamaño de la organización. Pero si queremos ahorrar tiempo, disminuir el personal asignado y evitar el error humano lo mejor es contar con un software ERP.
“El software de Ofisis tiene asignado la herramienta ‘gestión de presupuesto’, que posee las variables que necesitamos para calcularlo, ya tiene guardado los récords de ventas, ingresos, egresos, gastos necesarios, etc., lo cual ahorra hasta un 40% en su elaboración”, dijo.
“Asimismo la aprobación puede ser hecha en línea e incluso desde el celular. Y lo más importante: el software brindará alertas si se está gastando demás o sobra presupuesto”, añadió.
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(FIN) MMG
Publicado: 18/9/2018