El corazón de un archivo son sus documentos, pero no todos tienen el mismo valor.
Ante una emergencia, cuando el tiempo es decisivo y es necesario evacuar documentación, la prioridad debe estar claramente definida: primero deben protegerse aquellos documentos o series documentales de mayor valor.
Para ello, el Archivo General de la Nación (AGN) establece, en su ‘Protocolo para la gestión de riesgos de desastres y siniestros en archivos’, una medida preventiva clave: identificar previamente la documentación que debe ser priorizada en caso de una emergencia.
Esta información debe quedar registrada en la denominada Lista Roja.
Al respecto, el jefe institucional del AGN, Jorge Ortiz Sotelo, afirmó que la Lista Roja es una herramienta clave para proteger nuestro patrimonio documental frente a un desastre; preparar esa lista significa identificar aquello que tiene un especial valor histórico, cultural o documental.
De carácter reservado
La Lista Roja es un documento de uso interno del Comité de Gestión de Riesgos en Archivos y de las brigadas operativas encargadas de responder ante una emergencia.
Sin embargo, “su contenido es reservado, debido a que su divulgación podría facilitar la sustracción selectiva de documentos”, aclaró el AGN, en una nota de prensa.
Además, la Lista Roja debe ser revisada y actualizada cada vez que se incorporen nuevas series documentales de alto valor.
¿Qué documentos pueden integrar esta lista? De acuerdo con el Protocolo, deben cumplir determinados criterios de valoración cultural.
Entre ellos se encuentran los documentos que constituyen una fuente de información para el estudio de la historia y del desarrollo cultural, social, económico, jurídico o religioso de la Nación.
También pueden incluirse documentos considerados vitales para garantizar la continuidad de las funciones esenciales de una entidad.
Tres criterios en juego
Para determinar qué documentación debe recibir esta consideración, el Protocolo contempla tres criterios de valoración cultural: científico-intelectual, histórica y social. Asimismo, establece tres niveles de valoración: significativa, relevante y excepcional.
Así, la Lista Roja permite que la respuesta a una emergencia no dependa de decisiones de último momento, sino de una identificación previa de documentos cuya pérdida tendría especial impacto para la memoria documental o para la continuidad de funciones esenciales de una entidad.
Más en Andina:
(FIN) NDP/CCH
JRA
Publicado: 30/9/2026