La gestión de cajas chicas es un aspecto crucial en cualquier organización. Asimismo, la necesidad de implementar soluciones digitales es más urgente que nunca ya que se debe asegurar un control eficiente y transparente de los gastos corporativos de forma ágil y eficiente.
“La transformación digital ha potenciado el control de caja chica, permitiendo identificar y regular gastos innecesarios en las empresas. Aunque estos gastos sean pequeños, su acumulación puede impactar negativamente la rentabilidad financiera a largo plazo”, explica Alejandro Penny, Corporate Sales Manager Perú en Rindegastos.
La gestión de cajas chicas es un aspecto crucial en cualquier organización. Cuando no se implementan medidas adecuadas, el manejo de estos fondos puede convertirse en un proceso complicado, susceptible a errores y falta de control. Para asegurar una administración eficiente, segura y transparente, es necesario contar con una plataforma que considere estos aspectos:
1. Tener un sistema digital de rendición de gastos: El uso de plataformas digitales especializadas, permite un seguimiento detallado en tiempo real de cada transacción realizada. Este tipo de sistemas facilita la rendición de cuentas, ya que todos los movimientos de dinero quedan registrados y se pueden auditar fácilmente. Además, reduce la posibilidad de errores humanos y el riesgo de fraude. “Digitalizar la rendición de gastos no solo simplifica los procesos, sino que también genera un nivel de transparencia que es difícil de lograr con métodos manuales”, indica Penny.
2. Definir políticas claras y comunicarlas de manera efectiva: Establecer políticas de uso claras para las cajas chicas es fundamental para evitar malentendidos y asegurar el cumplimiento de las normas internas. Estas políticas deben definir qué tipo de gastos son permitidos, los límites de gastos, y los procesos para justificar cada desembolso. A su vez, es importante que estas políticas sean comunicadas de manera efectiva a todos los empleados para garantizar su correcta aplicación.
3. Realizar revisiones periódicas y auditorías internas: La transparencia y seguridad en la gestión de cajas chicas también depende de la supervisión constante, por lo tanto, ayuda a identificar posibles irregularidades y permite corregirlas a tiempo. Estas auditorías también fomentan una cultura de responsabilidad y profesionalismo dentro de la empresa.
“La clave está en no esperar a que surjan problemas, sino en prevenirlos a través de revisiones continuas. Implementar un seguimiento periódico y análisis es clave para evitar que estos pasivos menores se conviertan en amenazas para el negocio”, finaliza el vocero.
Implementar estos tres aspectos clave puede ayudar a cualquier empresa a gestionar sus gastos de manera más eficiente, segura y transparente, fomentando un ambiente de confianza y profesionalismo tanto internamente como externamente.
Más en Andina:
(FIN) NDP/GDS
Publicado: 14/9/2024