La Superintendencia Nacional de Migraciones dio un nuevo paso en materia de ecoeficiencia al eliminar el uso del papel en la documentación interna, mediante el empleo de documentos electrónicos que garantizan la seguridad de la información y generan un ahorro significativo de recursos para el Estado.
Con esa finalidad, la entidad ha implementado el Sistema de Gestión Documental –SGD, que funciona por medio de tecnología de “firma digital” y que permite elaborar, revisar, enviar y hacer el seguimiento de los documentos administrativos, mediante plantillas estandarizadas, en formatos livianos (PDF).
El sistema garantiza la confidencialidad e integridad de los documentos emitidos, agilizando y mejorando el flujo de las comunicaciones internas, optimizando el trámite documentario y suprimiendo los gastos asociados (fotocopiadoras, tóner, archivos, etc.).
La adopción del SGD ha sido posible gracias al convenio suscrito por Migraciones con la Oficina Nacional de Procesos Electorales – ONPE, que desarrolló esta innovación tecnológica, la cual posibilita reducir significativamente el gasto en papel y contribuir al cuidado del medio ambiente, reduciendo la contaminación, en el marco de la modernización del Estado.
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Cero papeles
La autoridad migratoria también ha realizado importantes avances en esa materia al implementar la Tarjeta Andina de Migración – TAM Virtual, que reemplaza el formulario físico engorroso que todos los viajeros nacionales y extranjeros debían llenar al ingresar y salir del país, donde se consignaba datos que ya se encontraban en el documento de identidad, el pasaporte y el boarding pass.
También al crear expedientes digitales para el trámite del pasaporte electrónico, mediante los cuales ya no se necesita crear un archivo físico con copias de DNI, formularios impresos y otros, que presentaban antes los ciudadanos, y que hoy ya no se exigen en la entidad.
Estas dos medidas permitieron a Migraciones depurar de su sede central más de 43 toneladas de papel, conformadas por expedientes de pasaportes pasados y las TAM impresas, acumuladas desde el año 1993; documentación que ya no volverá a generarse más debido a que esos expedientes y formatos son ahora digitales.
(FIN) NDP/RES
Published: 5/29/2017